Экспресс-методы управления арендой в компании «Аэроэкспресс»

ООО «Аэроэкспресс» – динамично развивающаяся компания, осуществляющая железнодорожные пассажирские перевозки между столицей и аэропортами Московского авиационного узла (Внуково, Домодедово и Шереметьево). Одним из основных направлений деятельности компании является сдача в аренду торговых, офисных и складских помещений в терминалах аэропортов и на вокзалах.

В процессе развития компании обозначился ряд проблем, связанных с управлением недвижимостью и арендной деятельностью:

- Дублирование данных  в разных базах.

- Расхождение данных по начислениям в управляющей компании и бухгалтерии.

- Невозможность оперативно посчитать агентские выплаты за период.

- Расхождение в данных о планировках и аналитике по объектам недвижимости.

- Низкий уровень оперативного контроля.

- Невозможность оперативно формировать управленческую отчетность. 

Для их решения было принято решено консолидировать информацию по этому направлению наравне с другими производственными процессами в единой  базе данных и использовать для этого продукт «1С:Аренда и управление недвижимостью. Модуль для 1С:ERP», интегрированный с «1С:ERP. Управление холдингом».

В ходе реализации проекта автоматизации были решены следующие задачи:

- Реализован перенос остатков и взаиморасчетов по аренде из SAP в единую информационную систему на платформе 1С.

- Загружены условия договоров.

- Систематизировано ведение реестра объектов недвижимости.

- Настроены и адаптированы процедуры автоматической индексации.

- Адаптировано пакетное формирование счетов и актов по аренде в зависимости от принадлежности услуги к тому или иному типу. 

- Разработана система отчетов и уведомлений для контроля своевременности и полноты начислений, возникновения задолженностей и просрочек. 

- Разработаны инструменты работы по претензиям. 

- Проведена адаптация модуля по зависимости условий арендной платы от пассажирского трафика.

- Разработана отчетность управляющей компании перед собственником с расчетом агентского вознаграждения на основе этих данных.

- Реализован пакет управленческой отчетности.

Эффекты автоматизации:

- Возможность ведения управленческого и бухгалтерского учета по аренде недвижимости в единой базе данных.

- Упрощение обмена информацией между подразделениями.

- Повышение уровня контроля за дебиторской задолженностью.

- Снижение трудозатрат на операционную деятельность.

- Повышение прозрачности данных для оперативного контроля и принятия управленческих решений.

- Возможность масштабирования системы для управления другими объектами недвижимости.

- Независимость ведения учета от иностранных поставщиков программного обеспечения.