Алтайская краевая клиническая детская больница внедрила систему электронного документооборота «Дело»

В феврале 2016 года компания «КС-Консалтинг» завершила первый этап внедрения СЭД «Дело» в Краевом государственном бюджетном учреждении здравоохранения «Алтайская краевая клиническая детская больница» (г. Барнаул»). В учреждении автоматизированы основные процессы документооборота и сформирована электронная база документов.

КГБУЗ «АККДБ» – многопрофильное лечебное учреждение, которое оказывает амбулаторно-поликлиническую и стационарную помощь жителям Алтайского края. На базе учреждения также предоставляется высокотехнологичная медицинская помощь детям, соответствующая самым современным стандартам.

До внедрения системы «Дело» документы в АККДБ регистрировались в 2 формах: бумажной и электронной. Для учета использовалась программа собственной разработки, которая позволяла вносить лишь краткие сведения о документе, а также имела ряд других ограничений. Новый программный продукт должен был не только автоматизировать регистрацию документов, но и поддерживать другие процессы: движение документов, осуществление контроля их исполнения, списание в дело и др.

Задачами проекта стали:

создание электронной базы документов с возможностью оперативного поиска;

автоматизация регистрации основных групп документов и прикрепление к форме учета электронного образа документа;

возможность отслеживания выполнения поручений, вынесенных Главным врачом;

отслеживание маршрутов движения документов;

создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту.

Для решения поставленных задач руководством детской больницы была выбрана система электронного документооборота «Дело». Заказчик приобрел 10 рабочих мест системы «Дело» и 3 лицензии приложения «Мониторинг документов». «Дело» было установлено в приемной, канцелярии, у Главного врача, его заместителей и Главной медсестры. Это позволило автоматизировать документооборот на руководящем уровне.

Формат взаимодействия пользователей в СЭД выглядит следующим образом: сначала документы регистрирует канцелярия, затем они отправляются на рассмотрение и внесение поручений Главным врачом. Далее документ поступает главной медсестре или заместителю, компетентному в решении вопросов по данному документу. Заместитель указывает исполнителя и, при необходимости, ставит документ на контроль. По окончании исполнения происходит списание документа в дело или же создание ответного документа в стороннюю организацию.

В настоящее время система «Дело» запущена в промышленную эксплуатацию. Результатами внедрения СЭД стали:

упорядочение документооборота;

сокращение маршрутов движения документов и времени их прохождения;

создание единой базы входящих, исходящих и внутренних документов с возможностью оперативного поиска;

автоматизация формирования отчетов;

создание системы контроля исполнительской дисциплины по поручениям;

обеспечение возможности получения информации о местонахождении документа в любой момент.

В связи с тем, что основная масса входящих документов поступает в КГБУЗ «АККДБ» по электронной почте, в перспективе заказчик рассматривает возможность полностью автоматизировать их регистрацию. Это предполагается реализовать путем перехода сотрудников канцелярии на работу с почтовым клиентом MS Outlook, что позволит автоматически регистрировать входящую электронную корреспонденцию в СЭД «Дело».