Завершен проект автоматизации процессов делопроизводства и документооборота в ООО "АВТ-Урал"

Перед руководством ООО «АВТ-Урал» возникла необходимость автоматизации процессов делопроизводства и документооборота.

При выборе системы электронного документооборота к ней были предъявлены следующие требования:

• централизованное безопасное хранение документов,

• удобный, интуитивно понятный интерфейс,

• оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей,

• регистрация внутренних документов,

• работа с документами любых типов,

• коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов,

• автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера,

• учет и контроль рабочего времени сотрудников,

• возможность интеграции с уже существующей на предприятии управленческой системы.

По соотношению параметров «цена-качество-сроки» был выбран продукт «1С:Документооборот 8 КОРП». В качестве партнера по его внедрению была приглашена компания «РИЦ-1С» (Центр компетенции по документообороту фирмы «1С» в Екатеринбурге), специализирующаяся на автоматизации документооборота и внедрении программных продуктов «1С:Предприятие 8».

Специалистами компании «РИЦ-1С» была выполнена демонстрация возможностей программного обеспечения, проведена установка программного продукта. Оказаны консультации по настройке параметров учета системы, созданию интерфейсов и ролей пользователей. Настроена интеграция с программным продуктом «1С:Управление производственным предприятием 8».

В настоящее время осуществляется консультационная поддержка пользователей по использованию программы.

В настоящий момент автоматизировано 40 рабочих мест.

Автоматизированы следующие функции:

• учет внутренних документов;

• работа с договорами;

• работа с файлами;

• бизнес-процессы ознакомления, поручения, согласования;

• учет и контроль исполнения поручений;

• формирование отчетности;

• потоковое сканирование.

Директор по финансам и экономике ООО «Авт-Урал» Попова Людмила Ильинична: «…В настоящее время мы перешли на безбумажную технологию создания и отработки внутренних документов: приказов, распоряжений, договоров, служебных записок, заявок, что позволяет повысить исполнительскую дисциплину, автоматизировать коллективную работу пользователей с документами, документировать все этапы согласования, сократить потери рабочего времени сотрудников, занимающихся договорной деятельностью, минимизировать возможность потери документов…»