02.10.2013 11:20
Новости.
Просмотров всего: 4942; сегодня: 1.

Softline автоматизировала управление договорами в Philips

Softline автоматизировала управление договорами в Philips

Softline объявляет о завершении первого этапа автоматизации документооборота в компании Philips. Благодаря созданной системе управления большим объемом различных контрактов сотрудники заказчика получили удобный инструмент для ускорения и повышения прозрачности процесса согласования договоров.

Royal Philips (Нидерланды) – это международная компания, работающая в индустрии «здоровья и благополучия» и нацеленная на улучшение жизни людей путем внедрения значимых инноваций. На российском рынке Philips присутствует с 1898 года, в московском офисе компании трудится порядка 700 человек. Philips с большим вниманием относится к эффективной организации рабочего процесса. Именно поэтому на уровне российского руководства компании было принято решение о создании выделенной группы по оформлению и согласованию контрактов и автоматизации данного процесса.

«Мы ежегодно обрабатываем, оформляем и согласовываем около десяти тысяч различных контрактов: это договоры поставки и закупки, трейд-маркетинговые и сервисные соглашения, контракты с агентствами по исследованию рынка и многие другие. Это трудоемкий процесс, который занимает достаточно много времени не только у специалистов нашего отдела, но и у коллег, которые непосредственно занимаются продажами, закупками, управлением проектами и маркетингом, – рассказывает Олег Зупник, руководитель отдела по управлению и сопровождению контрактов Philips в России и СНГ. - Нам была необходима система, которая обеспечивала бы автоматизированное, централизованное и, что важно, контролируемое управление потоком документов, а также позволяла бы быстро и без лишних трудозатрат оформлять, согласовывать и затем хранить весь объем договорных документов».

Специалистами Philips было изучено множество специализированных продуктов для решения поставленной задачи, однако ни одна готовая система не подходила. Требовалось нестандартное решение. Оптимальной по всем параметрам и наиболее гибкой была признана платформа Microsoft SharePoint, базовый функционал которой позволяет развернуть систему электронного документооборота любой сложности. Однако, к сожалению, заказчик столкнулся с тем, что пока на рынке не так много квалифицированных специалистов, способных качественно реализовывать действительно сложные бизнес-задачи на базе динамично развивающегося продукта SharePoint. В качестве партнера была выбрана компания Softline, специалисты департамента разработки которой имеют большой опыт реализации информационных систем различного уровня сложности на базе SharePoint 2010.

«Одним из ключевых требований, обусловленных внутренней политикой Philips, было использование штатных возможностей Microsoft SharePoint без применения дополнительных средств разработки. Большая часть инфраструктуры компании находится на аутсорсинге у крупных сервис-провайдеров, которые предоставляют нам облачные решения. С одной стороны, это позволяет нам добиться необходимого уровня масштабирования и качества сервиса в масштабах всех компании, а с другой - накладывает некоторые ограничения на возможности изменения стандартных решений и сервисов на локальном уровне, - говорит Сергей Давыдов, ИТ-менеджер по операционной работе российского представительства компании Philips.

Работы по организации системы электронного документооборота были разделены на несколько этапов. На текущий момент успешно завершен первый этап, в рамках которого был настроен базовый функционал системы, обеспечивающий автоматизацию процесса подачи и обработки запросов по договорам для офиса, в котором работает более 700 человек. Кроме того, было организовано упорядоченное хранение и архивация документов, а заказчик получил возможность самостоятельной индивидуальной настройки представлений. «SharePoint позволяет работать в системе всем одновременно, не мешая друг другу. И у каждого может быть своя настройка представления экрана, – комментирует Олег Зупник. – Сейчас стало намного удобнее, привычная для офисов работа в Excel не дает желаемой надежности по сравнению с решением на базе SharePoint».

В рамках второго этапа планируется доработка уже реализованной системы в части организации сбора аналитической информации. Компании важно получать данные в различных разрезах: сроки согласования тех или иных документов разными функциями (юристы, налоговики, финансовые контролеры, отдел закупок и т.д.), количество контрактов различных типов, процент используемых типовых договоров и прочее. Руководству и специалистам Philips интересна информация о том, на каком этапе скапливаются документы, а на каких, наоборот, все происходит очень быстро. Все это позволит выявить «слабые места» в бизнес-процессах и усовершенствовать их.

Также в дальнейших совместных планах компаний обозначена реализация возможности быстрого формирования отчетности в наглядном виде. Решение должно позволить выводить данные в разрезе по людям, подразделениям и отслеживать динамику. Предполагается, что полученная аналитическая информация и возможность формирования отчетов помогут заказчику не только повысить производительность труда сотрудников, занимающихся договорами и повысить качество обработки документов, но и организовать командную работу по сложным контрактам, вовлечь людей в процесс непрерывного совершенствования самой контрактной системы.

«Этот проект был для нашей команды особенным и очень интересным, - говорит Илья Стрелков, руководитель интернет-проектов Softline. - В качестве платформы используется облачный MS SharePoint, работа с которым, в отличие от локальной версии продукта, предполагает применение нетривиальных подходов, что, в свою очередь, дает возможность для творчества. Нам всегда интересно работать над нестандартными проектами, требующими нового взгляда на процесс разработки».

Реализация в отделе по управлению и сопровождению контрактов московского офиса Philips полноценной системы документооборота с использованием базовых возможностей SharePoint уже заинтересовала коллег из других стран, что говорит об очевидной практической пользе внедренного решения и возможности его тиражирования.


Ньюсмейкер: Softline — 2617 публикаций
Поделиться:

Интересно:

О своих мечтах об отдыхе поделились российские дети
28.03.2024 12:18 Аналитика
О своих мечтах об отдыхе поделились российские дети
В преддверии II Всероссийского конкурса юного художника «Место в России, где я мечтаю побывать», который стартует 1 апреля 2024 года, эксперты Национального туроператора Алеан рассказали, куда хотели поехать дети, исходя из анализа работ прошлого года. Дети в возрасте от 6 до 15 лет поделились...
562 года назад на престол взошёл Иван III
28.03.2024 10:44 Новости
562 года назад на престол взошёл Иван III
В историю он вошел в первую очередь как собиратель русских земель и, по сути, создатель единого государства Российского, созидатель и мудрый дипломат – при Иване III не только расширяются границы, но и создается прообраз системы управления страной – пишутся единые законы, утверждается...
Ранее неизвестные петроглифы описали российские ученые
27.03.2024 18:03 Новости
Ранее неизвестные петроглифы описали российские ученые
Группа ученых из Кемеровского государственного университета во главе с доктором исторических наук Ольгой Советовой описала ранее неизвестные петроглифы, обнаруженные в ходе экспедиций последних трех лет. Среди найденных рисунков неожиданно оказалось и крайне редкое изображение парохода. Основной...
Неизвестный объект археологического наследия найден в Подмосковье
27.03.2024 17:20 Новости
Неизвестный объект археологического наследия найден в Подмосковье
В подмосковном городе Ликино-Дулево Орехово-Зуевского городского поселения археологи провели превентивное обследование территории, прилегающей к скверу Дулевского фарфорового завода. В результате был обнаружен ранее неизвестный исторический слой, который уже признан вновь выявленным объектом...
Музыкальные вершины великих эпох России
27.03.2024 17:02 Мероприятия
Музыкальные вершины великих эпох России
26 марта 2024 года в Светлановском зале Московского международного Дома музыки представлен новый масштабный мультимедийный музыкально-исторический проект «Музыкальные вершины великих эпох России», проводимый в рамках  общероссийской историко-культурной  благотворительной акции...